展會(huì)專業(yè)觀眾數(shù)量，是衡量展覽會(huì)品質(zhì)和價(jià)值的首要指標(biāo)。但怎樣管好這成千上萬的用戶數(shù)據(jù)?是項(xiàng)目經(jīng)理最頭疼的工作之一。盤點(diǎn)下來，展會(huì)數(shù)據(jù)管理至少有五大痛點(diǎn)!

痛點(diǎn)一：如何快速、準(zhǔn)確錄入大量名片?

一屆展覽會(huì)要收集數(shù)以萬計(jì)的名片，主辦方一般有以下幾種方式來處理：

一、公司員工或雇兼職對(duì)著Excel人工錄入;二、外包給登記公司或錄入公司錄入;三、購買傳統(tǒng)的名片通等工具來掃描識(shí)別。這三種方式從效率、準(zhǔn)確率和安全性上表現(xiàn)如下：

如何能在名片錄入的效率、準(zhǔn)確率和安全性上達(dá)到“三高”?是會(huì)展公司項(xiàng)目經(jīng)理們百思不得其解的難題。苦瓜CRM系統(tǒng)的苦瓜名片王正是為了解決這個(gè)難題而誕生，其采用最新的智能云識(shí)別技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目經(jīng)理期望的“三高”效果!

痛點(diǎn)二：大量重復(fù)的數(shù)據(jù)如何處理?

在展會(huì)現(xiàn)場經(jīng)常會(huì)有多人拿同一張名片辦證的情況，導(dǎo)致客戶數(shù)據(jù)重復(fù);同時(shí)，往屆觀眾拿著名片再次參觀時(shí)，也會(huì)跟數(shù)據(jù)庫已有數(shù)據(jù)重復(fù)。如果不對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)就不準(zhǔn)確;在郵件、短信群發(fā)，尤其是郵寄展會(huì)資料、胸卡時(shí)，會(huì)造成大量浪費(fèi)，也會(huì)影響觀眾體驗(yàn)。

因此，對(duì)CRM系統(tǒng)數(shù)據(jù)“去重”就顯得格外重要。傳統(tǒng)通過Excel表排序和搜索的方法進(jìn)行人工查重，在遇到數(shù)據(jù)量大時(shí)簡直就是災(zāi)難，更重要的是解決不了合并更新的問題。苦瓜CRM系統(tǒng)在數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)，可對(duì)公司和聯(lián)系人進(jìn)行規(guī)范、查重及合并，最大限度提升數(shù)據(jù)有效性。

痛點(diǎn)三：名片信息缺失部分信息怎么辦?

名片上的信息一般由姓名、公司以及聯(lián)系方式五項(xiàng)(電話、手機(jī)、郵箱、傳真、地址)等構(gòu)成，大多會(huì)缺乏區(qū)域、省份、城市等信息，這使得主辦在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行地域歸類和分析時(shí)，非常不方便。

比如有一些經(jīng)銷商只做本地生意，所以名片上印的電話甚至沒有區(qū)號(hào)，這給主辦進(jìn)行電話邀請(qǐng)時(shí)增加了麻煩，苦瓜CRM系統(tǒng)的“自動(dòng)補(bǔ)齊”功能可解決此痛點(diǎn)。自動(dòng)從地址中提取區(qū)域信息、區(qū)號(hào)、郵編進(jìn)行補(bǔ)齊，以最大限度提高數(shù)據(jù)完整性，從而保證了電話外呼和數(shù)據(jù)分析。

痛點(diǎn)四：如何擺脫手寫快遞單?

據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)中等規(guī)模的展覽會(huì)可能有數(shù)萬名觀眾、數(shù)千家展商，展前可能需要給參展商郵遞幾千份展位確認(rèn)書和展商證，給十幾萬甚至幾十萬觀眾郵寄邀請(qǐng)函和參觀證。it能力強(qiáng)一點(diǎn)的主辦，用微軟Office的郵件套打功能，可幾十份自動(dòng)打印，但如果稍微多打一點(diǎn)，就容易死機(jī)、斷檔;而傳統(tǒng)的主辦，則需要人工逐條手寫，其痛苦程度難以想象。

基于主辦方處理快遞單的實(shí)際需要，苦瓜CRM系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一種獨(dú)特的字段類型—“文檔模板”。項(xiàng)目經(jīng)理只需設(shè)置好各種文檔模板，如快遞單、合同、展位確認(rèn)書、付款通知書等，業(yè)務(wù)員在使用時(shí)，可一鍵生成單份文檔或批量文檔，快捷高效。苦瓜CRM軟件的“文檔模版”內(nèi)容，與微軟Office的“郵件套打”功能相比，更加“工業(yè)級(jí)”更加穩(wěn)定;而與其他品牌的CRM軟件相比，苦瓜CRM系統(tǒng)支持用戶自定義模板，用在各種場景下，也更方便靈活。

痛點(diǎn)五：怎樣才能做好數(shù)據(jù)歸類?

主辦方將現(xiàn)場收集的名片，以及從其他相關(guān)渠道獲得的潛在觀眾數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類，是數(shù)據(jù)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。通常，主辦根據(jù)數(shù)據(jù)的公司名稱，進(jìn)行“人肉歸類”。這種歸類方式依賴人的經(jīng)驗(yàn)，需要人工逐條查看，并逐條錄入類別，效率之低不難想象。苦瓜CRM系統(tǒng)獨(dú)創(chuàng)的“視圖”功能，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)智能歸類，可幫助數(shù)據(jù)管理員擺脫“人肉歸類”的煩惱。

剛于3月10日順利閉幕的深圳國際家紡家居展，對(duì)于上述痛點(diǎn)都曾有過切身體會(huì)。深圳家紡展自2012年起與苦瓜軟件合作，在名片智能掃描識(shí)別、數(shù)據(jù)規(guī)范化和查重合并、缺失信息智能補(bǔ)齊、數(shù)據(jù)智能動(dòng)態(tài)歸類以及合同和快遞批量套打等五大痛點(diǎn)進(jìn)行信息化改造。通過苦瓜CRM管理軟件的信息化升級(jí)，深圳家紡展大大簡化了過往繁瑣的工作操作流程，提高了數(shù)據(jù)管理效率，過去讓項(xiàng)目經(jīng)理抓狂的痛點(diǎn)，更有可能成為展會(huì)實(shí)力提升的新致勝點(diǎn)。